Er staat een project in de startblokken: het selecteren van een online leerplatform, het ontwikkelen van een opleidingsprogramma of het implementeren van Playful Work Design.
You name it.
Je wil direct aan de slag, als een Rottweiler die na lange tijd zijn baasje weer ziet. Ons advies? Haal even diep adem. Pak een groot vel papier, post-its en een stift: we gaan eerst een stakeholdermatrix maken.
Wat gaan we maken?
Een stakeholdermatrix. Dit geeft je een duidelijk beeld van wie er allemaal betrokken zijn bij je project:
- Je ziet meteen wie invloed heeft
- Wie de beslissingen neemt
- Wie er belang bij heeft dat het project slaagt
Dit helpt je beter te begrijpen met wie je rekening moet houden. En dit leert je hoe je het beste kunt communiceren om het proces positief te beïnvloeden.
Oké, maar hoe dan?
- Schrijf de namen en functies op van iedereen die betrokken is bij je project. Gebruik voor elk persoon een losse post-it.
- Teken op een groot vel papier een matrix na vanuit dit bestand en plak de post-its op de juiste plekken. Heeft de persoon veel of weinig belang bij het slagen van het project? En heeft deze persoon veel of weinig invloed op het slagen van het project?
- Verplaats je daarna in de personen die in het kwadrant rechtsboven staan. En stel jezelf bij elke persoon de volgende vragen:
- Hoe denkt deze persoon over het project?
- Welke belangen heeft deze persoon bij het project?
- Hoe kan ik deze persoon het beste betrekken?
- Hoe kan ik het beste met deze persoon communiceren?
Bespreek jouw matrix met een collega. Of toets eens bij één van de stakeholders of je aannames kloppen.
Vervolgens ga je van start met je project
Een project verloopt vaak als een fietsrit over de Vlaamse kasseien: hobbelig. Mensen komen en gaan, de scope verandert of er komt een nieuw onderdeel bij. Daarom is het goed om na een tijdje te controleren of je stakeholdermatrix nog op koers ligt.
Maar…mijn project is écht klein
Ook bij kleine projecten kunnen stakeholders een grote invloed hebben. Door ze in kaart te brengen, vergroot je de kans op succes.
Je weet namelijk:
- Wie je moet betrekken
- Wanneer je ze moet betrekken
- Hoe je ze tevreden kunt houden
En door vanaf het begin duidelijk te hebben wie belangrijk is, kun je je tijd efficiënter inzetten. Dit is juist handig bij kleine projecten waar je vaak met beperkte middelen werkt.
Dus, een stakeholdermatrix bij kleine projecten?
Succes.
En wil je ‘efkes sparren’? Stuur een mailtje naar Judith.
