6 praktische tips voor een vliegende start

Daar zijn we weer. Met een lege vaatwasser. Koffie. En onboarding.

In het vorige blog leerde je over de 6 C’s van onboarding. Handig model, mooie basis. Maar dan komt de echte vraag: hoe maak je een goede online onboarding voor je nieuwe medewerkers?

Een online module kan al snel voelen als: klik, lees, volgende, klaar. Wil je dat de onboarding beklijft? Dan geef je je nieuwe medewerker niet alleen een dosis informatie. Je brengt hem/haar in beweging. Online én on site.

6 praktische tips:

• Culture

Laat in de online omgeving een organogram van de organisatie zien, met namen, functies en mailadressen. Koppel hier een opdracht aan. Bijvoorbeeld: Maak via Teams een afspraak met drie collega’s en stel vragen als:

• Welke ongeschreven regel had jij graag eerder willen weten toen je hier begon?
• Wat is typisch voor hoe we hier samenwerken?
• Waar herken jij onze waarden in het dagelijks werk?

Cultuur is geen handboek. Het zit in gedrag, slechte grapjes, keuzes en hoe mensen samenwerken als het druk wordt. Door collega’s te spreken over dit thema, krijgt de nieuwe medewerker gevoel bij ‘hoe doen we het hier’.

• Compliance

Heeft de nieuwe medewerker toegang tot alle systemen? Waar is de parkeerplek? Is het duidelijk waar documenten, afspraken en werkinstructies te vinden zijn? Bied deze informatie ook online aan. Dus concreet: verwijs in je online omgeving naar het Personeelshandboek op intranet.

Check in de eerste week of de medewerker overal bij kan, zo maak je een vliegende start. Als de basis klopt, start iemand rustiger, veiliger en zelfstandiger. Het is als goeie wifi: je merkt pas hoe belangrijk het is als het niet werkt.

• Clarification

Bij Clarification wil je dat iemand helder krijgt: wat is mijn rol, wat verwacht men van mij en wanneer doe ik het goed? In de online omgeving bied je de functieomschrijving aan met de doelen voor het komende jaar.
Voorbeeld over een junior autoverkoper: in de eerste maand verwachten we dat je 2 auto’s verkoopt. In de tweede maand 3 auto’s, inclusief wat accessoires. Na een half jaar verwachten we dat je dezelfde verkoopcijfers haalt als je junior-collega’s.

Laat de nieuwe medewerker daarna een kort gesprek voeren met zijn leidinggevende. Bespreek drie vragen:

• Wat zijn mijn belangrijkste taken in de eerste maand?
• Wanneer ben je tevreden over mijn start?
• Welke keuzes mag ik zelf maken en wanneer stem ik af?

Nieuwe medewerkers krijgen veel op hun bordje. Door verwachtingen concreet te maken, ontstaat focus. Minder raden, meer doen. Dat scheelt weer zes keer dezelfde vraag in Teams.

• Connection

Bij Connection wil je dat iemand snel de juiste mensen leert kennen. Zowel intern als extern. Geef in de online omgeving de opdracht om in de agenda’s van collega’s rond te snuffelen. Wie gaat er naar een klant toe? En wie heeft een overleg met de leverancier? Dit zijn kansen om eens mee te kijken. Zo leren ze niet alleen elkaar kennen, maar ook de externe partners.

• Confidence

Combineer online leren met praktijkopdrachten. Kijk bijvoorbeeld samen met een buddy of leidinggevende naar een taak die goed past bij de functie. Iets wat klein genoeg is om veilig te oefenen, maar wel bijdraagt aan het werk. De medewerker ervaart: ‘ik kan dit’. Dat geeft vertrouwen. En de organisatie ziet meteen waar iemand sterk in is en waar nog steun nodig is. Kleine stap, groot effect.
Voorbeeld: Bij Flipped laten we een nieuwe collega altijd de check-in doen op de eerstvolgende teamdag. Voor een Learning Professional is het bedenken van een werkvorm niet moeilijk, wel een mooi moment om het podium te pakken, je collega’s beter te leren kennen en te ervaren dat het veilig is.

• Checkback

Nieuwe medewerkers krijgen in korte tijd veel informatie. Reflectie helpt om daar betekenis aan te geven. Denk aan vragen als:

• Hoe heb je je eerste week ervaren? Wat blijft het meeste bij je hangen
• Wat gaat er anders dan je had verwacht en wat vind je daarvan?
• Welke afspraak wil je maken met je leidinggevende?

Bespreek het aan het eind van de eerste week met je medewerker. Op deze manier maak je onboarding persoonlijker. En effectiever.

Zo blijft het model niet hangen in de theorie. Het komt tot leven in de praktijk.

Kortom:

Een goede online onboarding geeft niet alleen informatie. Het zet mensen aan tot actie, contact en reflectie. Maak het praktisch. Maak het sociaal. Maak het persoonlijk. Dan wordt onboarding geen vinkje op de lijst, maar een sterke start in het werk.

---